FAQ

Oui. Le client qui est resté le plus longtemps avec nous ne nous avait confié qu’un seul de ses sites. Nous avons travaillé 11 ans avec lui, avant même la fondation d’Agileam.

Le schéma directeur est la stratégie immobilière qui vise à rationnaliser et à optimiser vos implantations, en prenant en compte l’analyse de vos besoin et vos objectifs à court, moyen et long terme. 

C’est un document qui liste vos baux et leurs principales caractéristiques. Il doit notamment permettre de générer des alertes à l’approche de certains dates clés du bail ou sur des risques (déplafonnement du loyer, conditions de sortie exorbitantes, etc.)

L’analyse d’un bail sert 3 objectifs :

• Savoir gérer la vie courante du bail, ses échéances et les droits et obligations de chacun au regard des locaux que vous occupez.
• Savoir si le loyer que vous payez est en-dessous ou au-dessus du prix du marché (c’est la valeur locative de vos locaux, qui diffère souvent du loyer que payez). Cette valeur locative dépend aussi de l’environnement de vos locaux et des autres conditions du bail.
• Savoir si le bailleur vous facture correctement. Tout dépend de ce qui est écrit ou absent du bail. Certaines conditions sur les loyers, et presque toujours sur les charges, font que les bailleurs surfacturent fréquemment leurs locataires.

Il faut impérativement recenser les locaux que vous occupez en tant que locataire, connaitre les échéances de chacun de vos (périodes triennales, date de fin de bail) et, en fonction des délais de préavis, anticiper la stratégie d’occupation sur 3 ans glissant au moins pour savoir quelle démarche initier si besoin auprès de tel ou tel bailleur et quand l’initier. 

Le document recensant les points clés de vos baux s’appelle l’état locatif. Outre piloter les échéances de vos baux, il doit aussi vous permettre d’effectuer certains contrôles simples,  tels que l’indexation des loyers, et des comparaisons entre vos divers locaux et vos divers bailleurs. 

A tout moment dès lors qu’il s’agit d’une négociation à l’amiable.

Environ 12 mois avant l’expiration du délai de préavis. Donc, si ce délai est de 6 mois, une bonne pratique est de commencer à réfléchir à sa stratégie 18 mois avant la fin du bail.

Cette réflexion peut être très rapide si vous souhaitez rester, que les surfaces vous conviennent et que vous savez déterminer votre objectif pour le loyer et les conditions du renouvellement. Elle peut nécessiter beaucoup plus de réflexion dans tout autre cas.

Usuellement, le délai de contestation des surfacturations et des trop-payés est de 5 ans en arrière, à compter de la date de la facture du bailleur.

Pour les charges, les provisions sont contestables pendant 30 ans tant que le bailleur n’a pas établi la facture ou l’avoir qui les solde.

C’est alors la date de cette facture ou avoir qui sert de point de départ au délai de prescription de 5 ans pour réclamer au bailleur une surfacturation ou un trop-payé. Par exemple, si le solde des charges de l’année 2020 a été facturé le 20 juin 2022, vous avez jusqu’au 19 juin 2027 pour contester les charges relatives à l’année 2020.

Non. La loi française est formelle : une simple mention, pourtant très claire, disant par exemple « Le Bailleur refacturera au Preneur l’intégralité des charges, dépenses, impôts, taxes et redevances afférentes aux parties communes de l’ensemble immobilier, au parties privatives du bailleur et aux locaux loués » est réputée non écrite.

De très nombreuses jurisprudences, confirmées par la Loi Pinel de 2014, imposent un énoncé précis et limitatif de ce que le bailleur peut vous facturer. Toute absence ou ambiguïté doit s’entendre à l’avantage du locataire. En outre la Loi Pinel interdit aux bailleurs de refacturer certaines natures de charges et de travaux.

Pas forcément. Tout dépend de ce qui est prévu au bail.

Pour plus de détails, voir la réponse à la question ci-dessus. (« Mon bailleur peut-il me refacturer toutes les charges locatives qu’il supporte ? »)

Oui pour deux raisons.

Les erreurs sur le loyer peuvent ne pas être dues qu’à l’indexation, notamment quand certaines clauses de franchise, de progressivité ou de réduction de loyer se combinent.

Aussi, la toute première indexation peut avoir été mal faite par le bailleur et pourtant sembler juste. Dès lors ce sont tous les loyers successifs qui sont faux, même si leur progression d’une année sur l’année suit bien celle de l’indice. Cette erreur de départ grossit à mesure que le temps passe.

La démarche usuelle est la suivante en 3 temps. Nous pouvons l’adapter à votre contexte spécifique.

Temps 1. Contractualisation et cadrage

Nous convenons du périmètre des baux à auditer et, s’il est volumineux, le l’ordre des priorités. Nous convenons aussi de la fréquence des points périodiques sur le projet, de leur format et de leurs participants.

Temps 2 . Collecte des données à votre disposition et premières analyses

Vous nous confier les baux et des factures. Seulement celles dont vous disposez. S’il vous manque certaines factures ou documents les détaillant, Agileam les demandera à vos bailleurs.

Nous analysons l’intégralité du bail (le diable est dans les détails) et des autres documents que vous nous avez remis. Nous vous restituons ces analyses sur 4 axes :

• Quelles rubriques de charges, travaux et taxes sont refacturables par le bailleur.
• Quelles surfacturations sont déjà calculables, leurs montants et quels documents demander au bailleur pour approfondir cette première analyse ;
• Quels risques existent éventuellement à contacter le bailleurs (par exemple, s’il vous sous-facturé par ailleurs d’autres choses) ;
• Quels autres risques financiers, bien que non concernées par l’audit proprement dit, pourraient survenir plus tard (par exemple lors d’un renouvellement du bail ou de la sortie des locaux).

Nous vous présentons ces analyses, nos préconisations et recueillons votre aval pour qu’Agileam contact tel ou tel bailleur.

Par exemple, vous pouvez à tout moment nous demander de retarder un contact avec un bailleur sur un site car vous êtes en négociation difficile avec ce même bailleur sur un autre site.

Nous vous demanderons cet aval à 2 moments :

• Au moment du tout premier contact (souvent pour demander des justificatifs)
• Au moment de placer la première demande en remboursement.

Du temps peut en effet passer entre ces 2 demandes et votre relation au bailleur avoir évolué.

Temps 3. Contact des bailleurs

Usuellement, nous menons intégralement tous les échanges avec vos bailleurs sur les sujets liés à la mission. Vous pouvez à tout moment choisir d’y participer si telle est votre préférence.

Voir  « Nos solutions »

La démarche usuelle est la suivante en 3 temps. Nous pouvons l’adapter à votre contexte spécifique.

Temps 1. Contractualisation et cadrage

Nous convenons du périmètre des baux à auditer et, s’il est volumineux, le l’ordre des priorités. Nous convenons aussi de la fréquence des points périodiques sur le projet, de leur format et de leurs participants.

Temps 2 . Collecte des baux à négocier et analyses

Pour chaque bail au périmètre du projet.

Nous analysons ce bail et échangeons avec vous sur la qualité des locaux que vous occupez et, plus généralement, de l’ensemble immobilier dont ils dépendent

Nous apprécions aussi l’environnement de l’ensemble immobilier (quartier, accessibilité, etc.).

Nous déterminons la « valeur locative » qui est la valeur que devrait valoir votre loyer en fonction des analyses précédentes et des prix pratiqués alentour pour des locaux comparables au vôtre.

Nous vous proposons une tactique de négociation et nous en discutons pour nous adapter parfaitement à votre contexte.

Temps 3 . Négociation

Nous contactons le bailleur pour ouvrir les négociations. Nous vous informons régulièrement de leur avancée et vous pouvez à tout moment choisir d’y participer.

Nous n’avons jamais la capacité de signer en votre nom. Vous restez donc seul maître des conditions que vous jugez acceptables.

Voir  « Nos solutions » 

Il n’y a pas de réponse standard à un tel projet. Nous en coconstruisons la démarche avec vous en fonction de votre contexte spécifique et de ce que vous souhaitez faire par vous-même ou déléguer.

Voir  « Nos solutions » 

Nous commençons par analyser vos outils et notamment l’existence et le contenu d’un état locatif et nous définissons avec vous les objectifs que vous visez. 

En fonction de ces objectifs et des meilleures pratiques,  nous  créons ou complétons le cas échéant votre état locatif et nous en animons la mise à jour et la vie. 

Cette vie de l’état locatif est l’anticipation des événements clés (prise à bail, renégociation, renouvellement, congé, etc.) et la réalisation des actions à mener auprès de chaque bailleur pour atteindre les objectifs convenus. 

Outre ce volet décisionnel de la gestion de votre parc, nous vérifions les factures émises par vos bailleurs et vous disons lesquelles sont bonnes à payer et lesquelles autres devraient être contestées. Dans ce second cas, nous vous informons du motif de contestation et de la somme constatable. Une fois recueilli votre aval, nous la contestons en votre nom auprès de votre bailleur. 

Voir  « Nos solutions » 

Vous avez bien sûr d’autres sujets que ceux du projet avec vos bailleurs et vous les poursuivez normalement, y compris ceux concernés par le projet.

Même si nous pouvons prendre en charge la totalité des échanges les bailleurs du projet, vous restez maîtres de nos relations avec eux : nous nous adaptons à vos demandes.

Voici quelques exemples :

• Prioriser telle négo
• Mener en urgence une analyse pour en incorporer ses résultats à une négociation plus large que vous souhaitez lancer.
• Suspendre nos contacts avec tel bailleur avec qui vous avez par ailleurs une négociation difficile.

Le temps de mettre à disposition les données nécessaires au projet et le temps des points périodiques du suivi du projet.

Elle dépend du nombre de baux confiés à l’analyse et du délai de réaction variable selon les bailleurs. Il faut compter au global 9 mois pour avoir 80% des gains espérés par le projet.

Dans la pratique, la plupart de nos clients préfèrent allotir nos interventions, en nous confiant des lots successifs de 20 à 30 baux à analyser chacun. La durée globale du projet dépend alors du nombre de lots.

Les baux des sites au périmètre du projet, leurs annexes et avenants.

Les factures de loyer, travaux, charges et taxes des 5 dernières années.

Les annexes des factures (travaux, taxes, redditions de charges) si vous en disposez.

Notre intervention inclut qu’Agileam demande à vos bailleurs les documents qui vous manqueraient !

Ce n’est pas grave : notre intervention inclut qu’Agileam demande à vos bailleurs les documents qui vous manqueraient !