Quand l’immobilier devient un incontournable d’une saine gestion d’entreprise

Quand l’immobilier devient un incontournable d’une saine gestion d’entreprise

La période est aux économies, à la prudence en matière de dépenses, aux achats raisonnés. Il est donc grand temps que le poste immobilier devienne lui aussi un incontournable d’une saine gestion dans toutes les entreprises !

Le 2ème ou 3ème poste au bilan !

Ils ont mis du temps à en prendre la juste mesure, mais aujourd’hui de nombreux clients nous remontent – un peu interloqués – qu’ils ont chaque jour un peu plus conscience que le coût complet de l’immobilier représente le 3ème poste de dépenses de leur entreprise ! (Voire le 2ème si l’on prend en compte les charges indirectes comme les coûts d’installation par exemple) 

Certains DRH, comme celui de Nexity Matthieu Wargnier, considèrent par ailleurs que le coût de l’immobilier « pur » représente à lui seul plus de 40% du coût total d’un poste de travail ! (https://www.bienetre-pro.com/12655e-serait-cout-moyen-poste-de-travail-dun-salarie/)

Buzzy Ratios 2017 – ARSEG 

Une prise de conscience finalement assez récente dans une économie où la recherche de rentabilité et de rationalisation des dépenses est pourtant un mot d’ordre partagé de longue date par tous les acteurs.

Difficile de faire autrement !

Le discours de nombreux dirigeants en la matière est souvent fataliste : 

« On ne peut pas y faire grand-chose ! » 

« Il faut bien loger les collaborateurs et leur offrir des conditions de travail motivantes ! »

Pour certains, leurs locaux sont avant tout leur outil de travail : entrepôts, salles de formation, laboratoires, sites de production … Un prérequis sans lequel l’entreprise n’aurait pas d’objet !

Pour d’autres, le poste immobilier est assimilé à une dépense de communication.

C’est vrai bien entendu pour les flagships, les show-rooms de certaines entreprises, les sites de prestiges (sièges sociaux notamment) ; mais en dehors de ces situations très spécifiques, qualifier les coûts liés à l’immobilier de « coûts de communication » ne serait-il pas un moyen d’habiller une réalité plus triviale : l’immobilier peut coûter très cher si l’on ne s’attache pas à en maîtriser tous les aspects financiers. Le qualifier de « coût de communication » n’en diminuera pas l’impact financier !

Qu’il soit défini et structuré selon les besoins de l’entreprise du point de vue de son métier, de son image, de son plan de communication (ou tous ces aspects en même temps), il n’est plus possible aujourd’hui de regarder avec fatalisme et passivité s’envoler le coût de l’immobilier !

L’immobilier d’entreprise doit impérativement être l’un des piliers d’une gestion saine, anticipatrice et maîtrisée pour toute société.

Alors, … on fait quoi ?

Dans cette perspective, plusieurs questions se posent aux décideurs :

  • Louer ou acquérir tout ou partie des locaux nécessaires à leur activité ?
  • Y a-t-il une marge de manœuvre pour optimiser les coûts (loyers ET charges) ?
  • Les surfaces occupées sont-elles optimisées, optimisables ?
  • L’introduction des nouvelles habitudes de travail (home office, flex office, bureaux de passage externes pour les équipiers itinérants) sont-elles l’occasion de réduire les surfaces louées (pardon, de les « optimiser » comme on dit pudiquement) ?
  1. Location versus acquisition : 

La norme IFRS 16 – qui entre en vigueur à compter du 1er janvier 2019 – est l’occasion pour de nombreuses entreprises de poser la chose et d’y réfléchir posément :  les baux figureront demain au bilan. Il faut donc aujourd’hui peser l’intérêt de s’engager dans un bail qui pèsera sur la dette de la société contre l’intérêt d’investir … quitte à créer de la dette (qui peut par ailleurs se transformer en « réserve de cash » à l’occasion d’une opération de sales and lease back quand l’entreprise a besoin de libérer des fonds) !!!

Puisque l’IFRS 16 permet d’assimiler (ou de rendre comparables) un loyer immobilier et un investissement, pourquoi ne pas se poser clairement la question et arbitrer : location ou investissement ? Aux chefs d’entreprises de jouer et de mesurer l’intérêt pour telle option plutôt que telle autre.

  1. Optimisation des coûts :

La maîtrise des coûts de l’immobilier ne se limite pas à une négociation âpre du loyer et de ses mesures d’accompagnement (franchises ou allègements) au moment de la signature du bail.

Elle se cache aussi dans toutes les « petites » clauses financières, d’aspect inoffensif (ou que l’on pense incontournables), et qui peuvent renchérir drastiquement le coût du m² loué, depuis les travaux préalables à l’entrée jusqu’à la sortie finale des locaux. L’entreprise doit porter son attention sur tous les détails du bail dont les effets financiers peuvent se révéler à moyen ou long terme et penser en permanence à en contrôler la juste facturation. 

  1. Optimisation des surfaces  :
  • La gestion des surfaces et leur optimisation passe impérativement par la mise en place d’outils de suivi efficaces 
  • Il faut s’assurer de faire régulièrement l’inventaire de ses baux, de leurs caractéristiques, des dates d’échéances à venir dans les 18 prochains mois pour mettre en place une politique active de gestion du parc,
  • Etablir une fiche d’évaluation de chaque actif immobilier (diagnostiques, état, plan d’entretien ou de travaux),
  • Et il faut également faire le point régulièrement avec les équipes locales sur leurs besoins, les évolutions planifiées à moyen terme, leur appréciation des locaux occupés, …

Tous ces points sont à actualiser en permanence pour assurer une gestion optimum du parc immobilier et le dimensionner au fur et à mesure de l’évolution de la charge de l’entreprise.

  1. Nouvelles normes de travail et d’organisation de l’espace de travail :

Comme nous l’avons déjà évoqué dans un article précédent (https://agileam.com/agileam.com/Schema-Directeur-Immobilier-l-avenir-est-a-l-Agilite) l’environnement de travail évolue rapidement, porté par les nouvelles technologies, mais aussi par une recherche de rationalisation de l’espace et d’économies (déploiement massif du flex-office qui permet de proposer des espaces de travail souples et adaptables, aux surfaces rationnelles et modernes). 

Mais les salariés sont également en demande : plus de flexibilité dans la gestion de leur emploi du temps (ne plus être affecté à un site particulier mais avoir la possibilité de se « poser » là où son emploi du temps du jour le justifie), plus d’autonomie (télétravail).

De nombreux acteurs y travaillent et innovent en la matière (cf l’intervention de Mme CORDIER – Déléguée Emploi Ile de France EDF – lors de la soirée de l’ADI le 27/06/2018, qui mentionnait le test en cours chez EDF Ile de France pour mettre à disposition des espaces d’accueil destinés aux salariés itinérants dans tous les sites de bureaux de la région afin de rationaliser leurs déplacements [RDV clients ou réunions] en dehors de leur site d’affectation).

http://www.adi-france.fr/typesevenements/le-rendez-vous-annuel-des-directeurs-immobiliers/

La maîtrise du poste immobilier, une des clés de la réussite !

En synthèse, si l’objet « immobilier » semble parfois être un sommet difficile à vaincre parce que composé de problématiques diverses et complexes, il n’en reste pas moins qu’il est l’une des clés fondamentales de la saine gestion de l’entreprise.

Sans maîtrise du coût de son immobilier, une société peut se mettre en danger (court circuiter son développement ou perdre la maîtrise de ses dépenses).

Il est donc urgent de redonner leur juste valeur aux choses et de mettre en place les éléments (et les moyens) d’évaluation, de pilotage et de contrôle de ce poste fondamental qui participe pleinement – à son échelle – à la réussite économique / financière d’une entreprise.

 

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