Réduire sa surface de bureaux : ne pas confondre gestion de crise et gestion à long terme

Mais où sont passés vos collaborateurs ?

Les bureaux étaient, avant le 17 mars, LE lieu de vie incontournable de l’entreprise. Avec le confinement, ils semblent désormais vus comme des lieux de passage, voire des endroits où l’on hésite à revenir par un très grand nombre de personnes.

La crise du Covid 19 a bouleversé nos habitudes professionnelles. L’un des sujets de préoccupations des entreprises en ce moment est indéniablement de savoir comment réintégrer ces équipiers qui sont encore en télétravail et contents d’y rester. Dans quelles conditions les faire revenir ? Faut-il profiter de l’absence physique des équipes pour initier une réduction drastique des surfaces louées ?

La crise ouvre l’opportunité de réduire ses surfaces de bureaux

Le télétravail est devenu une évidence pour tous. Plus besoin de ces surfaces de bureaux inoccupées qui coûtent si cher ! Ce constat a le mérite de répondre également à l’autre préoccupation du moment : comment réduire les dépenses pour surmonter la baisse d’activité qui impacte de nombreuses entreprises ?

Prudence néanmoins : une gestion de crise n’est pas une gestion dans la durée

Il serait tentant de graver dans le marbre l’ampleur du télétravail actuel. Mais si en période de crise certaines missions de l’entreprises semblent ne pas être utiles, elles le redeviendront.

Par exemple, en cas de gel des recrutements, la question de l’intégration des nouveaux embauchés ne se pose pas. Or, une fois les embauches rouvertes, comment assurer un onboarding efficace et s’assurer que la culture de l’entreprise et les méthodes sont bien partagées par les nouveaux arrivants si le télétravail est massif et que la transmission ne se fait qu’à distance ?

Les « événements » sont trop récents pour affirmer avec certitude que ces modes de travail délocalisés se maintiendront avec la même intensité quand la période de risques sanitaires sera dépassée. Rappelons ici que « 61% des salariés Français placés en télétravail travaillaient à distance pour la première fois » (sondage Ipsos – pour l’Obs).

La révision des modes de travail et l’ampleur de leur déploiement à travers les différentes entités d’une entreprise ou d’un groupe doivent être pensées « en situation normale », donc en prenant du recul sur la situation de crise.

De la nécessité d’élaborer une stratégie immobilière adaptée … et de la mettre en œuvre !

Dès lors, il est possible de déterminer rationnellement, à l’aune des nouveaux modes de travail, les besoins de surfaces selon leurs natures (nombre de postes de travail, espaces partagés, salles de réunion, de formation, etc.) et leur mode de détention (loués « classiquement » ou bien tiers lieux réservés à la demande selon des besoins ponctuels dans des espaces de coworking par exemple).

D’autres considérations doivent aussi entrer en ligne de compte, telles que les besoins d’image (vis-à-vis des clients, des futurs recrutés ou des salariés en poste) et de proximité.

Enfin, prendre en compte les contraintes juridiques est essentiel pour circonscrire au plus près le champ des actions possibles (notamment les prochaines dates d’échéance des baux en cours).

Il faut donc définir des objectifs immobiliers en cohérence avec la politique RH de l’entreprise et les contraintes juridiques avérées pour s’assurer que le nouveau schéma immobilier sera le bon support aux nouveaux modes de travail.

Il est clair que les bailleurs vont avoir à faire face à une recrudescence de restitutions de surfaces. Malheureusement du fait des défaillances annoncées, mais aussi du fait des arbitrages nés de la mise en œuvre de nouveaux modes de travail. Du point de vue des locataires, c’est une opportunité à saisir de rentrer en négociation avec leurs bailleurs (réduction de loyer ou de surface) ou d’envisager un transfert vers de nouveaux sites mieux adaptés à leurs besoins et objectifs.

Toutes les études s’accordent sur un point : le taux de vacance, c’est-à-dire les m² de bureaux à louer sur la surface totale de bureaux disponible, qui était historiquement bas avant crise dans les principaux quartiers d’affaires de région Parisienne et des grandes métropoles régionales, va réaugmenter.

Cette situation conduira les bailleurs à accorder des mesures d’accompagnement plus généreuses et ainsi, les économies générées par des surfaces moindres, mieux adaptées, absorberont largement le coût d’un éventuel déménagement. Une opportunité que de nombreux preneurs ne manqueront pas d’étudier avec attention.